POLITYKA PRYWATNOŚCI SERWISU ECARIUM.PL

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych zgodna z RODO

Wersja 1.0 — obowiązuje od 6 października 2026 r.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem serwisu ecarium.pl, zawieraniem i wykonywaniem umów z użytkownikami oraz obsługą Ecarium Start i Diety Długowieczności jest MY ULTRASOUND sp. z o.o. z siedzibą w Rzeszowie, al. Tadeusza Rejtana 53A/203, 35-326 Rzeszów, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000896309, NIP 5170415599, REGON 388726880, kapitał zakładowy 11 000,00 zł, dalej „Administrator”. W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail info@ecarium.pl, telefonicznie pod numerem +48 459 567 649 lub pisemnie na adres siedziby. Jeżeli Administrator wyznaczy inspektora ochrony danych, jego dane kontaktowe zostaną opublikowane w Serwisie.

2. Zakres Polityki

Polityka dotyczy danych przetwarzanych w związku z korzystaniem z ecarium.pl, Konta użytkownika, miesięcznej subskrypcji Ecarium Start, integracji z kompatybilnymi urządzeniami i aplikacjami, przygotowaniem i weryfikacją raportów, obsługą płatności, kontaktem i reklamacjami oraz zakupem i elektronicznym dostarczeniem produktu cyfrowego Dieta Długowieczności. Szczegółowe zasady świadczenia usług i sprzedaży produktu cyfrowego określa Regulamin serwisu Ecarium.pl.

3. Ecarium w Ukrainie i podmioty uczestniczące w świadczeniu

usługi Technologię Ecarium, w tym System AI, dostarcza ТОВ „ЕКАРІУМ”, podmiot prawa ukraińskiego, kod EDRPOU 45108844, z siedzibą: 58013, Ukraina, obwód czerniowiecki, Czerniowce, ul. Riwneńska 5-A. Infrastruktura Ecarium oraz zespół uczestniczący w przygotowaniu i weryfikacji raportów znajdują się w Ukrainie. Raport przygotowany z wykorzystaniem Systemu AI jest przed udostępnieniem użytkownikowi sprawdzany przez lekarza w ramach Ecarium w Ukrainie. MY ULTRASOUND sp. z o.o. pozostaje administratorem danych przetwarzanych w związku z polską sprzedażą i wykonywaniem umowy wobec użytkownika. Zakres, w jakim ТОВ „ЕКАРІУМ”, lekarze oraz inni uczestnicy procesu działają jako podmioty przetwarzające, odrębni administratorzy albo współadministratorzy, wynika z faktycznego podziału celów i środków przetwarzania oraz zawartych umów. Polityka nie przypisuje tym podmiotom roli sprzecznej z ich faktyczną rolą. Rola dostawcy technologii na gruncie przepisów dotyczących sztucznej inteligencji nie przesądza samodzielnie o jego roli na gruncie RODO.

4. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu możemy przetwarzać następujące kategorie danych: • dane identyfikacyjne, konta i kontaktowe, w szczególności imię, adres e-mail, identyfikator konta, dane uwierzytelniające i informacje potrzebne do obsługi Konta; • dane profilu i ankiety potrzebne do realizacji Ecarium Start, w szczególności wiek lub data urodzenia, płeć, wzrost, masa ciała oraz inne informacje wskazane użytkownikowi przed ich podaniem; • dane pochodzące z kompatybilnych urządzeń i aplikacji, w zakresie udostępnionym przez użytkownika i technicznie dostępnym dla danej integracji, w tym dane pochodzące z Apple Health, Garmin, Oura, FreeStyle Libre i Tanita; • wyniki badań laboratoryjnych oraz związane z nimi wartości, jednostki i daty wprowadzone przez użytkownika; • dane dotyczące zdrowia i fizjologii wynikające z ankiety, urządzeń, aplikacji, wyników badań oraz analiz wykonywanych w ramach Ecarium Start; • dane dotyczące analiz i Raportu, w tym wskaźniki, trendy, historia raportów, informacje o kompletności danych, data przygotowania i weryfikacji Raportu oraz informacje związane z Weryfikacją lekarską; • dane dotyczące działania Systemu AI i audytu procesu, w zakresie niezbędnym do działania, bezpieczeństwa i rozliczalności systemu, np. identyfikator procesu, wersja komponentu, znaczniki czasu, informacje o błędach i logi techniczne; • dane dotyczące Zamówień, Subskrypcji i płatności, w szczególności identyfikator transakcji, status, kwota, metoda płatności i dane księgowe; pełne dane instrumentu płatniczego są obsługiwane przez operatora płatności w zakresie jego usługi; • dane techniczne i bezpieczeństwa, np. adres IP, typ urządzenia, system operacyjny, przeglądarka, identyfikatory sesji, logi, informacje o zgodach i zdarzeniach bezpieczeństwa; • dane związane z korespondencją, reklamacjami, wypowiedzeniem Subskrypcji, odstąpieniem od umowy i realizacją praw wynikających z RODO; • w przypadku Diety Długowieczności: dane potrzebne do przyjęcia i rozliczenia Zamówienia oraz wysłania plików PDF na wskazany adres e-mail.

5. Źródła danych

Dane otrzymujemy bezpośrednio od użytkownika, z połączonych przez użytkownika kompatybilnych urządzeń i aplikacji, od operatora płatności w zakresie informacji potrzebnych do potwierdzenia i rozliczenia płatności oraz automatycznie z Serwisu w zakresie danych technicznych, bezpieczeństwa i logów. Integracje mogą obejmować Apple Health, Garmin, Oura, FreeStyle Libre i Tanita. Zakres danych zależy od konkretnego urządzenia lub aplikacji, wersji i sposobu implementacji integracji, dostępności interfejsu zewnętrznego dostawcy oraz uprawnień udzielonych przez użytkownika. Wskazanie marki nie oznacza dostępu do danych ze wszystkich modeli lub wszystkich funkcji danego producenta.

6. Cele i podstawy prawne

Przetwarzamy dane w następujących celach: • założenie i prowadzenie Konta, zawarcie i wykonanie umowy, obsługa Ecarium Start, Subskrypcji, Zamówień oraz dostarczenie Diety Długowieczności — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; • obsługa płatności, faktur, księgowości i obowiązków podatkowych — art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO; • obsługa reklamacji, odstąpień, wypowiedzeń, ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń — odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO; • zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, zapobieganie nadużyciom, prowadzenie niezbędnych logów i ochrona systemów — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdzie prawnie uzasadnionym interesem jest bezpieczeństwo usług, użytkowników i infrastruktury; • marketing elektroniczny — na podstawie zgody, jeżeli jest wymagana, oraz zgodnie z właściwymi przepisami dotyczącymi komunikacji elektronicznej; • analityczne lub marketingowe pliki cookies i podobne technologie — na podstawie zgody użytkownika, jeżeli zgoda jest wymagana. Dane dotyczące zdrowia stanowią szczególną kategorię danych osobowych. Jeżeli ich przetwarzanie w Ecarium Start opiera się na wyraźnej zgodzie użytkownika, podstawą przetwarzania jest art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Zgoda dotycząca danych zdrowotnych jest odrębna od akceptacji Regulaminu i innych zgód. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Jeżeli po wycofaniu zgody Administrator nie posiada innej właściwej podstawy do przetwarzania danych zdrowotnych niezbędnych do danej funkcjonalności, dalsze przygotowywanie nowych analiz lub Raportów może stać się niemożliwe. Wycofanie zgody nie jest samo w sobie wypowiedzeniem Subskrypcji; użytkownik otrzymuje informację o skutkach i może zakończyć kolejne odnowienia zgodnie z Regulaminem.

7. Ecarium Start, System AI i Weryfikacja lekarska

W ramach Ecarium Start dane z kompatybilnych urządzeń i aplikacji, dane z ankiety oraz wyniki badań wprowadzone przez użytkownika są łączone i analizowane w zakresie potrzebnym do przygotowania Raportu. System AI dostarczany w ramach technologii Ecarium wspiera porządkowanie i analizę danych oraz przygotowanie projektu Raportu. Końcowy Raport Ecarium nie jest udostępniany użytkownikowi jako Raport sprawdzony przed przeprowadzeniem Weryfikacji lekarskiej przez lekarza w ramach Ecarium w Ukrainie. Weryfikacja lekarska jest częścią Ecarium Start, ale nie jest równoznaczna z odrębną konsultacją lekarską, wizytą, teleporadą ani stałym monitoringiem użytkownika. Automatyczna analiza może stanowić profilowanie w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO, jeżeli służy automatycznej ocenie aspektów dotyczących użytkownika. Ecarium Start nie zakłada podejmowania wobec użytkownika wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających w rozumieniu art. 22 RODO. Końcowy Raport podlega Weryfikacji lekarskiej. Użytkownik może zgłosić błąd, sprostować dane w zakresie dostępnych funkcji, zwrócić się o sprawdzenie problemu lub skorzystać z praw opisanych w niniejszej Polityce.

8. Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu następującym kategoriom odbiorców: • ТОВ „ЕКАРІУМ” oraz osobom uczestniczącym po stronie Ecarium w Ukrainie w utrzymaniu technologii, analizie danych, przygotowaniu i Weryfikacji lekarskiej Raportów — w zakresie wynikającym z faktycznej roli danego podmiotu i zawartych umów; • lekarzom uczestniczącym w Weryfikacji lekarskiej Raportów w Ukrainie — w zakresie danych potrzebnych do wykonania tej czynności; • Autopay S.A. — w związku z obsługą płatności online, w zakresie właściwych ról stron; • dostawcom hostingu, infrastruktury chmurowej, poczty elektronicznej, narzędzi technicznych, CRM/helpdesku, bezpieczeństwa i wsparcia IT — w zakresie niezbędnym do świadczenia ich usług; • dostawcom i operatorom zewnętrznych urządzeń lub aplikacji, gdy jest to konieczne do działania integracji wybranej przez użytkownika; • podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne i audytowe; • organom publicznym lub innym uprawnionym podmiotom, gdy obowiązek lub uprawnienie do ujawnienia danych wynika z prawa. Jeżeli odbiorca samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania danych, może działać jako odrębny administrator. Jeżeli przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, powinien działać na podstawie odpowiedniej umowy powierzenia.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Ze względu na to, że infrastruktura Ecarium oraz zespół uczestniczący w przygotowaniu i Weryfikacji lekarskiej Raportów znajdują się w Ukrainie, korzystanie z Ecarium Start może wiązać się z przekazywaniem danych osobowych, w tym danych dotyczących zdrowia, do Ukrainy lub zapewnieniem dostępu do tych danych z Ukrainy. Ukraina nie jest objęta decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych na podstawie art. 45 RODO. Przekazywanie danych do Ukrainy wymaga zatem zastosowania właściwego mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO. Administrator zapewnia, że przekazanie danych poza EOG może odbywać się wyłącznie po zapewnieniu podstawy i zabezpieczeń wymaganych przez art. 44–49 RODO, odpowiednich do faktycznego modelu transferu i roli odbiorcy. Jeżeli zastosowanie mają standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej na podstawie art. 46 RODO, Administrator stosuje je wraz z oceną warunków transferu i odpowiednimi środkami uzupełniającymi, jeżeli są wymagane. Informację o konkretnym mechanizmie zastosowanym dla danego transferu oraz możliwość uzyskania kopii odpowiednich zabezpieczeń lub informacji o miejscu ich udostępnienia można uzyskać, kontaktując się z Administratorem na info@ecarium.pl.

10. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to potrzebne do celu, w którym zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków prawnych i konieczności ochrony roszczeń. Co do zasady: dane Konta i dane potrzebne do wykonywania umowy są przetwarzane przez czas trwania właściwej umowy, a następnie przez okres niezbędny do rozliczeń i ochrony roszczeń; dane księgowe i podatkowe — przez okres wymagany właściwymi przepisami; dane związane z reklamacjami i roszczeniami — do zakończenia sprawy i upływu właściwych terminów przedawnienia; dane przetwarzane na podstawie zgody — do wycofania zgody lub wcześniejszego ustania celu, chyba że dalsze przechowywanie określonych danych jest wymagane lub dozwolone na innej podstawie prawnej. Dokładne okresy retencji dla danych zdrowotnych, Raportów, logów technicznych, kopii zapasowych i danych przetwarzanych w infrastrukturze Ecarium są ustalane zgodnie z rzeczywistą architekturą i obowiązkami prawnymi Administratora. Informacje o tych okresach powinny odpowiadać faktycznej konfiguracji systemu i są udostępniane użytkownikowi zgodnie z RODO.

11. Płatności i Autopay

Podmiotem świadczącym obsługę płatności online jest Autopay S.A. W związku z płatnością Administrator przetwarza informacje potrzebne do przypisania i rozliczenia transakcji, takie jak identyfikator transakcji, status, kwota, metoda płatności i informacje księgowe. Pełne dane instrumentu płatniczego są przetwarzane przez operatora płatności w zakresie jego usługi i zgodnie z zasadami prywatności właściwymi dla Autopay. Autopay może działać jako odrębny administrator w zakresie, w jakim samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania wymagane do świadczenia usług płatniczych i realizacji własnych obowiązków prawnych.

12. Dieta Długowieczności

W przypadku zakupu Diety Długowieczności Administrator przetwarza dane niezbędne do przyjęcia Zamówienia, potwierdzenia płatności, wysłania zestawu PDF na wskazany adres e-mail, obsługi ewentualnego odstąpienia lub reklamacji oraz wykonania obowiązków księgowych i podatkowych. Zakup Diety Długowieczności nie wymaga udostępniania danych zdrowotnych w celu dostarczenia zakupionych plików PDF, chyba że użytkownik niezależnie korzysta z innej funkcjonalności Serwisu wymagającej takich danych.

13. Marketing, cookies i podobne technologie

Serwis może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie niezbędne do działania Serwisu oraz — po uzyskaniu wymaganej zgody — do celów analitycznych lub marketingowych. Użytkownik może zarządzać zgodami dotyczącymi cookies w panelu ustawień cookies. Odmowa lub wycofanie zgody na technologie opcjonalne nie może blokować funkcji Serwisu, które nie wymagają tych technologii. Komunikacja marketingowa jest prowadzona wyłącznie przy istnieniu wymaganej podstawy prawnej i zgód. Dane dotyczące zdrowia nie są wykorzystywane do reklamy behawioralnej.

14. Prawa użytkownika

Na zasadach określonych w RODO użytkownikowi przysługuje prawo: dostępu do danych i otrzymania ich kopii; sprostowania danych; usunięcia danych; ograniczenia przetwarzania; przenoszenia danych; wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO; wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania; a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Żądania dotyczące praw można przesłać na info@ecarium.pl. Administrator może poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie, jeżeli ma uzasadnione wątpliwości co do jej tożsamości. Zakres poszczególnych praw może zależeć od podstawy prawnej i celu przetwarzania.

15. Dobrowolność podania danych

Podanie danych wymaganych do założenia Konta, zawarcia i wykonania Umowy lub rozliczenia Zamówienia jest dobrowolne, ale brak danych niezbędnych do danego procesu może uniemożliwić jego realizację. Przekazanie danych zdrowotnych i danych z integracji jest dobrowolne, jednak brak danych wymaganych do określonej analizy może ograniczyć zakres Raportu lub uniemożliwić wykonanie danej funkcjonalności Ecarium Start. Zakres danych pobieranych z urządzenia lub aplikacji zależy również od uprawnień udzielonych przez użytkownika w danym ekosystemie.

16. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych, z uwzględnieniem charakteru danych, zakresu przetwarzania i aktualnego stanu wiedzy technicznej. Środki mogą obejmować w szczególności kontrolę dostępu, zabezpieczenie transmisji, zarządzanie uprawnieniami, rejestrowanie istotnych operacji, kopie zapasowe, monitorowanie bezpieczeństwa i procedury obsługi incydentów. Użytkownik powinien chronić dane logowania i nie udostępniać ich osobom trzecim. Podejrzenie nieuprawnionego dostępu należy zgłosić na info@ecarium.pl.

17. Osoby małoletnie

Ecarium Start jest przeznaczony dla osób, które ukończyły 18 lat. Administrator nie oferuje w ramach tej wersji usługi Ecarium Start osobom małoletnim.

18. Zmiany Polityki i archiwum

Polityka może być aktualizowana w szczególności w razie zmiany funkcjonalności Serwisu, dostawców, przepływów danych, wymogów prawnych lub środków bezpieczeństwa. Jeżeli zmiana wpływa istotnie na sposób przetwarzania danych lub prawa użytkownika, informacja o zmianie jest przekazywana w sposób wymagany przez prawo. Aktualna wersja Polityki obowiązuje od 6 października 2026 r. Wersje archiwalne powinny być dostępne w Serwisie w sposób umożliwiający ustalenie treści obowiązującej w danym okresie.